Hướng dẫn soạn thảo Văn bản của Đoàn Hội

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
VĂN PHÒNG
Số: 29 HD/VP
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2009




HƯỚNG DẪN
THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
-----------


Căn cứ Hướng dẫn số 11 HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Căn cứ quyết định số 1836 QĐ/TWĐTN ngày 23/6/2006 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn, Văn phòng Trung ương Đoàn hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh như sau:

I- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC

1- Tiêu đề

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên văn bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH".

Tiêu đề được trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương (ô số 1- mẫu 1).

2- Tên cơ quan ban hành văn bản

Văn bản từ Trung ương đến cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG (ô số 2- mẫu 1).

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ các tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TỈNH…(thành phố hoặc ngành), trong đó có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành: BCH và cụm từ thành phố: TP.
Ví dụ: + BCH TP. HÀ NỘI
+ BCH TỈNH TUYÊN QUANG

Ban Thanh niên Quân đội và Ban Thanh niên Công an thực hiện theo hướng dẫn và chỉ đạo chung của Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam và Tổng cục xây dựng lực lượng Công an nhân dân.

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ huyện, quận Đoàn và tương đương ghi chung là Ban Chấp hành (BCH) huyện, quận.

Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP. HÀ NỘI
BAN CHẤP HÀNH HUYỆN TỪ LIÊM

- Văn bản của Ban tham mưu giúp việc BCH Trung ương Đoàn, BCH tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc Trung ương.

+ Cấp Trung ương:
Ví dụ: Văn bản của Ban Tổ chức

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
BAN TỔ CHỨC
+ Cấp tỉnh :
Ví dụ: Văn bản của Ban Tuyên giáo

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TỈNH THANH HÓA
***
BAN TUYÊN GIÁO

- Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).

Ví dụ: Văn bản liên ban Ban Tổ chức và Ban Tuyên giáo


ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
BAN TỔ CHỨC - BAN TUYÊN GIÁO

3- Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Đoàn được ban hành. Số văn bản viết bằng chữ số ả Rập (1,2,3…).
+ Đối với các văn bản nghị quyết, kết luận của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các văn bản thực hiện cho cả một nhiệm kỳ Đại hội Đoàn thì số văn bản được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đoàn kế tiếp.

+ Các văn bản còn lại của Đoàn, số văn bản sẽ được tính theo năm.

+ Văn bản của liên cơ quan ban hành, số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản.

- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản (trừ công văn) và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía trên có 3 dấu sao (***) để phân cách với cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ: Đối với báo cáo

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 789 BC/TWĐTN
Đối với công văn

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 678 /TWĐTN

Đối với văn bản của ban tham mưu giúp việc, số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1).

Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
VĂN PHÒNG
Số: 168 TB/VP

4- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

4.1- Văn bản của Trung ương và của cấp tỉnh: Ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc tên thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. Văn bản của cấp huyện và cấp xã thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện (quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn) đó.
4.2- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó, ngày dưới mùng 10 và tháng dưới tháng 3 thì phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày …. tháng …. năm …. không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/) v.v. để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, bên phải, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1).

Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2009

* Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với các ngành Nhà nước thì các phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản được quy định như sau:

- Tiêu đề được trình bày ở góc phải, dòng đầu, trang đầu, có gạch chân theo độ dài bằng hàng chữ số 2.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------------------

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban hành văn bản, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch (-), ghi ở góc trái trang đầu, dòng đầu bằng chữ in hoa đứng, chân phương. Dưới đó là số và ký hiệu văn bản.

- Số văn bản: Áp dụng như phần số của văn bản liên cơ quan, ghi ngay dưới tên các cơ quan ban hành văn bản.

- Ký hiệu văn bản: Ngoài việc ghi chữ viết tắt của thể loại văn bản cần ghi thêm LT (liên tịch).

- Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản áp dụng như mục 4, ghi ngay dưới tiêu đề văn bản phía phải.

Ví dụ:


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
--------------------------
Số: 09/2009/NQLT-BGD&ĐT-TWĐTN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------------------
Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2009

5- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

5.1- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ Đoàn ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.

5.2- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản.

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng đậm (ô số 8 - mẫu 1). Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằng chữ thường đứng, đậm (ô số 9 - mẫu 1).

Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam
trong sinh hoạt, tổ chức hoạt động của Đoàn

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ thường, nghiêng không đậm (ô số 5 - mẫu 1).

Ví dụ:
Số: 68 /TWĐTN
"V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2009"

6- Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung (ô số 11 - mẫu 1)

7- Chữ ký, thể thức để ký và dấu cơ quan ban hành

7.1- Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức (nên dùng mực màu đen).

7.2- Thể thức để ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn, Đại hội Đoàn toàn quốc, các cơ quan lãnh đạo cấp dưới), ghi thể thức để ký là "TM" (thay mặt).

Ví dụ:
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

(Chữ ký)

Nguyễn Văn A
TM. BAN CHẤP HÀNH TỈNH ĐOÀN
BÍ THƯ

(Chữ ký)

Nguyễn Văn B

TM. BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN
PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

(chữ ký)

Nguyễn Văn C

- Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo do cấp trưởng ký trực tiếp. Nếu cấp phó được phân công hoặc được ủy quyền ký thay ghi thể thức để ký là "KT" (Ký thay).

Ví dụ:
CHÁNH VĂN PHÒNG TW ĐOÀN

(Chữ ký)


Trần Văn H

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG TW ĐOÀN
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(Chữ ký)

Nguyễn Văn K

- Đối với một số văn bản được cơ quan lãnh đạo của Đoàn hoặc Thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký, ghi thể thức để ký là "TL" (Thừa lệnh). Người được ủy quyền trực tiếp ký không ủy quyền cho người khác ký thay.

Ví dụ: Chánh Văn phòng được ủy quyền trực tiếp ký

TL. BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN
CHÁNH VĂN PHÒNG

(Chữ ký)

Nguyễn Văn T
7.3- Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Nội vụ.

Thể thức để ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 13, 14, 15 - mẫu 1).

8- Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực hiện.... và để lưu.

- Đối với các loại văn bản nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 12 - mẫu 1).

- Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi:..." và "Đồng kính gửi:..." (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 10 - mẫu 1) và còn được ghi như các loại văn bản khác (ô số 12 - mẫu 1).

II- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần sau đây:

1- Dấu chỉ mức độ mật (theo 1 mức: MẬT)

Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 7 - mẫu 1).

2- Dấu chỉ mức độ khẩn

- Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN và HỎA TỐC.

- Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 7- mẫu 1).

3- Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn bản

- Văn bản được sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ…" được trình bày ở dưới số và ký hiệu (ô số 6 - mẫu 1).

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và "DỰ THẢO LẦN THỨ..." được trình bày dưới số và ký hiệu (ô số 6 - mẫu 1).

- Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản, mã số văn bản được ghi tại lề trái chân trang (ô số 16 - mẫu 1).
III- BẢN SAO VÀ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO

1- Các loại bản sao

Có 3 loại bản sao:

- Sao nguyên bản chính là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành

- Sao lục là bản sao lại toàn bộ văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.

- Sao trích sao là bản sao lại 1 phần nội dung từ chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý chính thực hiện.

2- Các hình thức sao

- Sao thông thường là hình thức sao bằng cách viết hay đánh máy lại nội dung cần sao.

- Sao photocoppy là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocoppy, máy Fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

3- Thể thức sao và cách trình bày

Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức sao và được trình bày phía đường phân cách với nội dung được sao (đường 17 - mẫu 2) như sau:

- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách (ô số 18 - mẫu 2)

- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu các loại bản sao được ghi là BS (bản sao). Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 19 - mẫu 2).

- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải, dưới đường phân cách (ô số 20 - mẫu 2).

- Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao đề nghị: "Sao nguyên văn bản chính", hoặc "Sao lục", hoặc "Trích sao từ bản chính số..... ngày.....của .....".

- Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày, tháng, năm sao (ô số 21 - mẫu 2).

- Chữ ký, thể thức để ký bản sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn bản sao (ô số 22 - mẫu 2).

- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi, như để thực hiện, phổ biến v.v...; nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 23 - mẫu 2).
IV- YÊU CẦU KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

1- Văn bản được đánh máy và in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297mm (trên khổ giấy A4)

Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 x 210mm) hoặc trên giấy in sẵn.

1.1- Kiểu trình bày

- Văn bản quy phạm và văn bản hành chính thường trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4.

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm bằng các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.

1.2- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

- Trang mặt trước:
- Lề trên cách mép trên từ 20 - 25mm.
- Lề dưới cách mép dưới từ 20 - 25mm.
- Lề trái cách mép trái từ 30 - 35mm.
- Lề phải cách mép phải từ 15 - 20mm.

- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt)
- Lề trên cách mép trên từ 20 - 25mm.
- Lề dưới cách mép dưới từ 20 - 25mm.
- Lề trái cách mép trái từ 15 - 20mm.
- Lề phải cách mép phải từ 30 - 35mm.

2- Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập ở giữa mép trên trang giấy.

3- Những văn bản có 2 phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

4- Văn bản được soạn thảo bằng máy vi tính, sử dụng kiểu chữ (font) Times New Roman, cỡ chữ theo mẫu 3 của hướng dẫn này.

5- Những văn bản, văn kiện của Đoàn in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
Văn phòng Trung ương Đoàn trân trọng đề nghị các ban, đơn vị Trung ương Đoàn, Ban Thường vụ các tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc chỉ đạo triển khai thực hiện hướng dẫn này. Các văn bản hướng dẫn trước đây trái với Hướng dẫn này đều không có giá trị sử dụng.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những điểm chưa phù hợp hoặc vướng mắc, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đoàn (bằng văn bản) để nghiên cứu sửa đổi và bổ sung.

CHÁNH VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
Nơi nhận:
- BBT TW Đoàn (để b/c);
- VP TW Đảng (để b/c);
- Các tỉnh, thành Đoàn, (đã ký)
Đoàn trực thuộc;
- Các ban, đơn vị TW Đoàn;
- Lưu VP.
Nguyễn Mạnh Dũng