PDF Suite 2011 cung cấp trọn gói các công cụ xử lý file PDF mạnh mẽ: chuyển đổi định dạng, chỉnh sửa, mã hóa, tạo file PDF theo mẫu… Download: PDF Suite 2011 Giao diện PDF Suite 2011 vẫn mang phong cách MS Office 2007 như các phiên bản trước, với các tính năng chính sau đây: 1. Tạo file PDF Thẻ Create & Convert gồm các tùy chọn tạo file PDF: From Blank Page (tạo nội dung mới như soạn thảo văn bản trong Word), From Template (file PDF theo mẫu), Any file to PDF (chuyển đổi định dạng file khác sang PDF), Clipboard to PDF(lấy nội dung đang lưu trong clipboard đưa vào file PDF), Combine (gộp nhiều tài liệu vào thành một file PDF duy nhất),Batch Import (chuyển đổi cùng lúc nhiều file văn bản sang PDF). Để tạo một file PDF bảng biểu như hóa đơn, bảng khảo sát, bạn nhấn From Template. Tiếp đến, bạn chọn mụcDocument Setup, nhấn mũi tên xổ xuống tại trường Select a Template và chọn mẫu file PDF cần tạo: Check Request(phiếu yêu cầu mua hàng), Customer Satisfaction Survey (khảo sát khách hàng), Expense Account (bảng thống kê chi phí), Invoice (hóa đơn). Sau đó, bạn lần lượt chọn các mục phía dưới để khai báo thêm thông tin về công ty như Company Name (tên), Company Logo (ảnh đại diện), Address (địa chỉ), Contact (số điện thoại). Tại mục Form Return Setup, bạn đánh dấu vào hai ô Add an Email button và Add a Print button để người đọc file có thể nhấn nút gửi bản khảo sát đến email của bạn và in file PDF ra giấy. Xong, nhấn Finish. Bạn có thể xem trước nội dung file PDF khi hoàn tất, rồi nhấn vào biểu tượng ở góc trái phía trên để lưu lại. Nếu muốn chuyển đổi các định dạng tài liệu khác (Word, Excel, PowerPoint, ảnh,…) sang PDF, bạn nhấn Any file to PDF, chọn file cần chuyển đổi và chờ chốc lát. Khi tạo xong, bạn nhấp để lưu lại file PDF. Tương tự, bạn nhấn Batch Importđể chuyển đổi cùng lúc nhiều file sang PDF. Bạn nhấn Add Files hoặc Add Folder để chọn file, thư mục cần chuyển đổi. Tại trường Save PDF to, bạn chọn nơi lưu file PDF: Same folder as original (lưu cùng vị trí văn bản gốc), Specific folder (thư mục tùy chọn), Ask when creating PDFs(cho phép chọn vị trí lưu trước mỗi lần tạo file PDF). Xong, bạn nhấn Start để tiến hành chuyển đổi. 2. Chuyển PDF sang định dạng khác Cũng trong thẻ Create & Convert có các tùy chọn giúp chuyển đổi file PDF sang các định dạng khác: PDF to DOC (file tài liệu dạng doc, docx), PDF to HTML (file html xem trên trình duyệt web), PDF to Image (hình ảnh dạng png, jpeg, gif, bmp). Tại trường Range, bạn đánh dấu ô All pages để chuyển đổi toàn bộ trang trong PDF, hoặc nhập số trang cụ thể vào ôPage range. Trường Output Settings cho phép bạn chọn nơi lưu file sau khi chuyển đổi, gồm: Same folder as original(cùng thư mục với file PDF), Specific path (nhấn Browse tìm thư mục chứa). Xong, nhấn OK. Chất lượng chuyển đổi PDF sang HTML và hình ảnh của PDF Suite 2011 khá tốt, song tính năng chuyển sang file DOC, DOCX chưa tốt đối với file PDF tiếng Việt. 3. So sánh nội dung hai file PDF Để so sánh nội dung giữa hai file PDF, bạn chọn thẻ Review và nhấn Compare Documents. Trên hộp thoại hiện ra, bạn nhấn nút Browse ở hai khung From (older) và To (newer) để chọn hai file cần so sánh, rồi nhấn OK. Nội dung khác giữa hai file được tô màu để bạn dễ theo dõi. 4. Bảo vệ file PDF Thẻ Secure & Sign gồm các mục bảo vệ file PDF như: Password Security (đặt mật khẩu), Secure Permission (cấp quyền sử dụng file), Digital Signature (chèn chữ ký điện tử). Đầu tiên, bạn nhấn biểu tượng ở góc trái phía trên để mở file PDF cần bảo vệ. Tiếp đến, bạn chọn thẻ Secure & Signvà chọn hình thức bảo vệ cần áp dụng. Để đặt mật khẩu cho file PDF, bạn chọn Password security, đánh dấu vào ôRequire a password to open the document, rồi nhập mật khẩu vào hai ô Password và Confirm password. Bạn có thể nhấp vào mũi tên xổ xuống tại trường Compatibility để chọn chế độ mã hóa cần dùng. Để bảo vệ file an toàn hơn, bạn nhấn Secure Permissions để thiết lập quyền chỉnh sửa, in file,… rồi đánh dấu vào ôRequire a password to change security settings and access specific functions. Bạn nhấn mũi tên xổ xuống tại mục Printing allowed và chọn None (không cho in file PDF), Low resolution (chỉ cho phép in với độ phân giải thấp), High resolution (cho in với chất lượng cao). Tương tự, trường Changes allowed gồm các mục để bạn cấm người khác chỉnh sửa nội dung file PDF: cấm tạo, cấm chèn nhận xét, chèn chữ ký điện tử,… Bạn bỏ dấu chọn trước ô Enable copying text, images and other content nếu muốn cấm sao chép nội dung, hình ảnh trong file PDF.
