Những tính năng hữu dụng của Gmail Gmail theo đánh giá hiện nay, là hộp thư tốt nhất trên thế giới. Sau đây là những tính năng ẩn hữu ích nhất của Gmail mà có thể bạn chưa biết. 1- Hỗ trợ trả lời nhanh: Nếu bạn làm công việc quản lý email cho một tờ báo, một công ty, hoặc cho bưu điện..thì nghĩa là hàng ngày – bạn sẽ nhận được hàng trăm email gửi đến. Hiện nay, phần lớn các thư ấy không được trả lời vì đơn giản là không đủ thời gian để làm việc đó. Tuy nhiên, với các công ty tư nhân, thì người nhân viên bắt buộc phải trả lời thư, ít nhất cũng là thông báo cho người khách hàng biết là thư của họ đã đến nơi hay chưa. Và bạn phải làm gì khi liên tục trả lời cho hàng trăm thư với cùng một nội dung? Nếu dùng Gmail, bạn có thể sử dụng tính năng Canned Responses để giúp bạn làm việc ấy. Cách khởi động tính năng ấy như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Canned Responses, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, bạn nhấn nút Compose để soạn một lá thư mới, tiếp đó bạn chỉ việc đơn giản nhấn chuột lên mục Canned responses (ngay cạnh chữ Attach a file), sau đó chọn New canned response…rồi điền nội dung trả lời vào bên trong khung hiện ra. Nhấn OK để lưu lại. Bạn có thể tạo ra bao nhiêu nội dung trả lời sẵn cũng được bằng cách tiếp tục chọn mục New canned response… và điền tiếp những nội dung trả lời bạn muốn. Cuối cùng, bạn gửi lá thư có các thông tin “trả lời nhanh” này cho chính mình. Tiếp theo, khi bạn muốn trả lời nhanh cho các thư, bạn chỉ việc vào Canned responses và tìm đến nội dung trả lời tương thích rồi chọn Save > OK. Tiếp đó, trong thư nháp (draft) có một lá thư với tựa đề là nội dung trả lời nhanh, bây giờ bạn mở thư nháp ấy ra rồi gửi cho người kia là xong. Nếu muốn xóa một nội dung nào trong Canned responses thì bạn tìm đến nội dung trả lời ấy rồi chọn Delete là được. Người kia sẽ nhận được thư theo một cách rất đặc biệt, trước tiên, phần nội dung thư sẽ là nội dung họ đã gửi cho bạn, còn tiêu đề thư lại là phần nội dung trả lời sẵn mà bạn đã xây dựng trước đó. Khi ấy, người nhận thư sẽ “cảm động” vì bạn đã ghi nhớ được địa chỉ email của họ và reply trong một thư khác rất trân trọng. 2- Vặn chuột để…xem thư: Để xem thư theo cách bình thường trong Gmail, bạn chỉ việc đơn giản bấm chuột lên từng lá thư để mở nó ra. Nhưng bạn có muốn mở thư nhanh hơn theo một cách đặc biệt hơn không? Theo đó, để mở thư mới, bạn chỉ việc vặn chuột là xong. Đây là một cách rất hay giúp bạn xem các thư có file đính kèm nhiều hình bên trong vì nó giúp bạn xem được các hình một cách liên tục hơn. Muốn thế, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Mouse gestures, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi đang mở một lá thư nào đó và bạn muốn chuyển qua lá thư kế tiếp, bạn chỉ việc nhấn chuột phải ruột kéo chuột qua bên phải hoặc lên trên – khi ấy, một mũi tên hiện ra và khi bạn nhả chuột thì lá thư kế tiếp sẽ được mở. Tương tự, để quay lại lá thư trước đó thì bạn cũng nhấn chuột phải rồi kéo chuột qua trái hoặc xuống dưới rồi buông chuột là xong. 3- Đặt chữ kí trước nội dung thư cũ: Theo thông lệ, khi bạn nhận được một lá thư nào đó thì khi reply lại lá thư đó, nội dung chữ ký sẽ được đặt ở ngay cuối cùng của nội dung lá thư (nghĩa là sau cả phần nội dung thư của người khác) và đây là một bất tiện lớn vì người nhận thư bạn sẽ nhầm lẫn không biết chữ ký đó là của ai. Bây giờ, điều bạn cần là đặt chữ ký của mình ngay trước phần nội dung thư của người khác để người nhận mới có thể phân biệt được đâu là chữ ký và thư của bạn, đâu là chữ ký và thư của người khác. Yêu cầu ấy sẽ được thực hiện khi bạn kích hoạt tính năng “Đặt chữ kí trước nội dung thư cũ” trong Gmail. Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Signature tweaks, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi bạn chọn reply lại một thư nào đó, thì chữ ký sẽ được đưa lên đầu lá thư, rất tiện lợi phải không? 4- Ngày giờ theo ý muốn: Bình thường, Gmail sẽ hiển thị ngày giờ theo chuẩn của khối quốc gia Âu – Tây là tháng (tiếng Anh), ngày, năm còn giờ thì chỉ là PM với AM khiến nhiều người không quen sẽ gặp khó khăn khi sử dụng Gmail. Vì thế, cách tốt nhất là bạn nên chuyển các kiểu ngày giờ trong Gmail sang chuẩn Việt Nam để bạn dùng Gmail hiệu quả hơn. Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Custom date formats, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, bạn hãy vào lại mục Settings > General, trong dòng Date format – bạn hãy chọn kiểu định dạng ngày là 31/12/2007 còn Time format là 16:30. Nhấn Save Changes, bây giờ, ngày giờ các thư trong Gmail đã được đưa về chuẩn Việt Nam và bạn sẽ không phải gặp phải những khó khăn do “bất đồng văn hóa thời gian” nữa. 5- Di chuyển các khung nội dung: Hiện giờ, Gmail đã thiết lập các nút bấm phía trên hộp thư để bạn có thể truy xuất dễ dàng các nhãn. Việc chat trong Gmail thì cũng không nhiều vì ít bạn bè. Các thanh địa chỉ, thư mời thì chẳng được dùng đến bao giờ….Những thứ ấy khiến cho bố cục Gmail của bạn trở nên rất…rườm rà. Vì thế, sao bạn không “quẳng” mấy thứ ấy đi nơi khác để Gmail không gọn gàng hơn. Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho 3 mục Right-side chat, Right-side labels, và Navbar drag and drop nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, bạn sẽ thấy trong Gmail “mới” của mình, các khung Labels và khung Chat đã được “rinh” quan bên phải nên hộp thư sẽ trông rất gọn gàng. Nếu bạn muốn di chuyển thêm các khung khác nữa, bạn chỉ việc kéo thả nó đến vị trí bạn muốn là xong. Một lưu ý, là tính năng kéo thả này chỉ áp dụng cho Gmail đã cài Google Gears và khởi động tính năng Offline mà thôi. 6- Cố định một font chữ: Nhiều người soạn thư với nhiều font chữ và nhiều kích thước, màu sắc khác nhau khiến cho lá thư rất khó đọc và rườm rà. Trong những trường hợp ấy, bạn có thể thiết lập Gmail để nó tự động chuyển tất cả font chữ về một chuẩn duy nhất để lá thư bạn trông thẩm mĩ và…dễ đọc hơn. Muốn thế, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Fixed width font, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi gặp một lá thư nhiều font chữ, màu sắc rối mắt – bạn chỉ việc vào Reply > Show in Ixed width font là ngay lập tức, lá thư sẽ được đưa về một chuẩn font duy nhất. 7- Trả lời thư cho mọi người cùng một lúc: Đây là một tính năng rất độc đáo vì nó giúp đưa nút Reply to all lên trên cùng của tùy chọn trả lời thư nhằm giúp cho bạn có thể gửi phần trả lời của mình cho tất cả mọi người chỉ với một click chuột. Cách khởi động tính năng này cũng rất dễ, trước tiên, bạn vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Default ‘Reply to all’, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi một thư được gửi cho nhiều người xuất hiện trong hộp thư của bạn, bạn chỉ việc mở nó ra, ở góc bên phải – nút Reply to all sẽ hiện ra, và bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút này để chuyển sang chế độ trả lời thư hàng loạt là xong. 8- Quản lý hàng trăm tài khoản Gmail cùng lúc: Bạn có rất nhiều tài khoản Gmail để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau và bạn muốn quản lý chúng cùng lúc. Bạn muốn chỉ cần một click chuột là biết được mỗi hộp thư trong hàng trăm hộp thư kia, mỗi hộp thư có bao nhiêu thư mới, bao nhiêu thư rác,…Tất cả điều này sẽ được thực hiện dễ dàng với Firefox và một extension của nó. Extension này tải tạihttp://tinyurl.com/2ay47c, sau khi dùng Firefox mở địa chỉ này, bạn hãy nhấn chuột lên nút Add to Firefox > Allow > Install Now. Sau khi cài đặt, bạn hãy khởi động lại Firefox, sau đó – ở góc bên phải, phía dưới trình duyệt sẽ có biểu tượng của Gmail ở đó. Bạn nhấn chuột phải lên đó rồi chọn Change Username/Password và điền tên sử dụng lẫn mật khẩu của từng hộp thư Gmail vào trong khung. Sau này, bạn có thể nhấn chuột lên biểu tượng ấy là ngay lập tức tất cả hộp thư Gmail của bạn sẽ được kiểm tra xem có thư mới hay không để bạn theo dõi dễ dàng hơn. 9- Biết file đính kèm trong Gmail là file gì: Khi bạn muốn tìm một tài liệu chứa đính kèm trong một lá thư nào đó, bạn sẽ nhận thấy vô cùng gian nan vì phải mở từng lá thư để kiểm tra. Tuy nhiên, nếu biết được định dạng của file đính kèm trong các lá thư thì bạn sẽ bớt được một nửa thời gian tìm kiếm. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần có Firefox (tải tạihttp://tinyurl.com/blvhpr). Sau đó, bạn mở Firefox lên rồi vào http://tinyurl.com/26ypu5nhấn phím Add to Firefox > Allow, chờ vài giây rồi nhấn Install trong pop-up hiện ra. Tương tự, bạn vàohttp://tinyurl.com/ynvmdađể cài tiếp công cụ hỗ trợ thứ hai cho Gmail. Bây giờ, khi bạn quay lại hộp thư của mình, lá thư nào có đính kèm file thì biểu tượng của file ấy sẽ hiện ra ngay bên cạnh lá thư giúp bạn biết nó là loại file gì. Hơn thế nữa, việc biết được thư chứa file gì còn giúp bạn cảnh giác được các thư lạ nhưng lại đính kèm file thực thi vì biết đâu trong đó có virus. Chẳng hạn, trong hình bên dưới, bạn sẽ thấy rõ ràng rằng mặc dù Gmail không cho gửi các file dạng .exe và .zip nhưng nếu biết cách vẫn có thể gửi được các file đó. Như vậy đừng bao giờ nghĩ rằng Gmail của bạn có thể chống lại mọi virus. 10- Tô màu cho nhãn trong Gmail: Gmail cung cấp cho chúng ta tính năng tạo nhãn để phân loại thư tốt hơn nhưng trường hợp gì sẽ xảy ra nếu bạn có thật nhiều nhãn. Lúc ấy, bạn sẽ cần thêm một mã màu nữa để các nhãn phân biệt dễ dàng hơn. Công cụ giúp bạn làm việc ấy chính là Custom Label Colors. Để khởi động công cụ này, bạn vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Custom Label Colors, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, để tô màu cho một nhãn, bạn tìm đến mục Labels, sau đó nhấn chuột lên phía ngoài cùng của một nhãn nào đó. Khi ấy, một pop-up hiện ra, và bạn hãy chọn màu cho nhãn bằng cách bấm chọn lên khung vuông bạn thích. Nếu muốn loại bỏ màu ra khỏi một nhãn, bạn chọn Remove color là xong. Bạn cũng có thể đặt lại tên cho nhãn bằng cách chọn mục Edit name rồi điền tên mới vào khung hiện ra là xong. 11- Tạo tài liệu mới: Google phát triển ra bộ công cụ office của riêng mình có thể sử dụng trực tuyến và là một thay thế đáng kể cho bộ office trong máy tính khi bạn phải di chuyển nhiều và không có điều kiện sử dụng máy tính của riêng mình. Vì thế, nếu sử dụng Gmail, thì bằng cách sử dụng công cụ Create a Document, bạn sẽ có thể trực tiếp truy xuất bộ office của Google ngay trong hộp thư của mình. Để khởi động công cụ này, bạn vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Create a Document và Google Docs gadget, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi bạn mở Gmail lên, ở phía dưới cùng bên tay trái có một khung tên là Google Docs sẽ hiện ra. Trong này có các tài liệu của bạn lưu trên bộ office Google, và muốn mở tài liệu nào – bạn nhấn chuột lên nó là xong. Bạn có thể thay đổi nội dung hiển thị các file bằng cách chọn mục Hiển thị rồi bấm chọn lên mục mà bạn thích. Nếu muốn tạo tài liệu mới, bạn chọn mục Mới rồi bấm chọn loại tài liệu muốn tạo hoặc khi bạn đang mở một lá thư – bạn cũng có thể tạo mới tài liệu bằng cách nhấn chuột liên kết Create a document là xong. Để xem toàn bộ tài liệu trong bộ office Google của mình, bạn nhấn chuột lên nút Tất cả tài liệu là xong 12- Đánh dấu thư: Theo mặc định, Gmail cho phép bạn đánh dấu thư bằng cách đặt trước lá thư ấy một ngôi sao màu vàng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng lâu dài thì một “sao” dường như vẫn chưa đủ để đánh dấu hàng trăm ngàn lá thư trong hộp thư của bạn. Lúc ấy, bạn mong sao có thể đánh dấu thật nhiều “sao” cho các thư khác nhau để dễ dàng phân loại chúng hơn. Mong muốn đó của bạn sẽ được thực hiện với tính năng Superstars trong Gmail. Trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Superstars, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, bạn hãy quay trở lại inbox của mình rồi nhấn chuột lên ngôi sao màu trắng trước lá thư đi, ngay lập tức bạn sẽ thấy ngôi sao ấy được chuyển sang màu vàng. Nhưng chưa hết, nếu bạn nhấn chuột thêm một lần nữa thì ngôi sao đó tiếp tục được chuyển sang màu đỏ. Và mỗi lần bạn nhấn chuột thì một màu khác hoặc một biểu tượng khác sẽ xuất hiện thay thế cho ngôi sao ấy. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng phân loại được các thư một cách dễ dàng và logic. 13- Đưa hình của bạn vào Gmail: Khi bạn chat bằng Yahoo messenger thì công cụ này có tính năng đưa hình cá nhân làm avarta để người khác trông bạn như thế nào và đây cũng là cách để mọi người dễ dàng nhớ ra bạn là ai. Và bạn cũng muốn đưa hình của mình vào khung chat trong Gmail để mọi người có thể nhớ bạn lâu hơn. Muốn thực hiện, bạn chỉ việc vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Pictures in chat, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa. Tiếp theo, bây giờ bạn vào lại Settings > General, trong mục My picture, bạn nhấn chuột lên liên kết Select a picture. Trong pop-up hiện ra, nếu hình trong máy tính, bạn nhấn nút Browse rồi tìm đến tấm hình mà mình muốn chọn làm ảnh đại diện trong Gmail. Nếu hình muốn lấy nằm trong bộ sưu tập trên Picasa thì bạn chuyển qua mục Picasa Web Albums rồi bấm chọn hình trong danh mục hiện ra. Nếu hình nằm trên một trang web nào đó, bạn chuyển qua mục Web Address (URL) và điền link của tấm ảnh vào khung trống. Sau khi đã chọn xong ảnh, Gmail sẽ tải ảnh đó lên máy chủ rồi xuất ra một khung tinh chỉnh kích thước để bạn canh lại các khung hình để chọn phần ảnh nào bạn muốn dùng làm avarta (trong trường hợp ảnh đưa lên quá lớn). Sau khi chọn xong, bạn nhấn nút Apply Changes để lưu lại chọn lựa. Bây giờ, khi liên lạc bằng chat trong Gmail, thì hình mà bạn chọn sẽ được tự động gán ngay trước tên của bạn. 14- Xem thư Gmail khi không…nối mạng: Gmail là cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng tuyệt vời và ngày càng nhiều người chuyển sang sử dụng hộp thư này. Hôm nay, Gmail lại trình làng cho bạn một tính năng “mới cáu” nữa – ấy chính là hỗ trợ việc xem thư ngay cả khi máy tính không nối mạng. Bạn có thể đọc thư Gmail ngay cả khi không online bằng cách mở tính năng lưu trữ thư của Gmail vào trong máy tính của mình. Muốn thế, trước tiên bạn vào Settings > Labs, trong mục Offline, bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes. Khi đó, chữ Offline sẽ hiện ra ở góc phải của hộp thư Gmail. Bạn hãy nhấn chuột lên chữ ấy, trong pop-up hiện ra, bạn bấm chọn Install Tiếp theo, bạn chỉ việc tải công cụ Google Gears về máy bằng cách nhấn chuột lên nút Install Gears > Agree and Download trong cửa sổ hiện ra. Sau khi cài đặt xong, bạn nhấn nút Restart Browsers Now để bắt đầu sử dụng công cụ xem thư offline của Gmail. Lúc ấy, ngay trong lần đăng nhập đầu tiên vào Gmail, một pop-up hiện ra, bạn đánh chọn mục I trust this site. AIIow it to use Gears rồi nhấn Allow để bắt đầu sử dụng Gmail hỗ trợ xem offline. Bây giờ, Gmail sẽ tiến hành các bước cuối cùng để thực hiện việc xem thư Gmail offline. Trong pop-up hiện ra, đánh chọn Desktop, Start menu, Quick launch bar rồi nhấn OK để tiếp tục. Trong quá trình tải, nếu có đường truyền internet yếu, bạn có thể tiến hành tải từng phần của từng lá thư, lúc đó bạn chỉ việc nhấn chuột lên liên kết Go into Flaky Connection Mode là xong. Còn nếu đường truyền mạnh, thì bạn chuyển qua dạng kết nối Leave Flaky Connection Mode. Để tạm ngừng việc tải thư, bạn hãy nhấn chuột lên liên kết Pause sync for next hour. Khi muốn tải lại, bạn bấm chọn Sync now là được. Nếu không muốn sử dụng công cụ xem thư Gmail offline nữa, bạn nhấn chọn Disable Offline Gmail > Keep nếu muốn giữ lại các thư Gmail offline vừa tải được, còn chọn Remove thì tất cả thư Gmail dùng để xem offline vừa tải về máy sẽ bị xóa hết – bạn nên dùng cách này để bảo đảm an toàn cho các tài liệu thư mang tính riêng tư của mình. 15- Ghi nhớ lá thư quan trọng: Bằng cách sử dụng Gmail, bạn có thể ghi nhớ lại các lá thư quan trọng mà không cần dùng đến công cụ ghi nhãn. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs, trong mục Quick Links bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes. Bây giờ, muốn ghi nhớ lá thư nào, bạn hãy mở nó ra rồi trong khung Quick Links – bạn nhấn chuột lên liên kết Add Quick Link. Trong khung hiện ra, trước tiên, bạn đặt tên để nhận diện lá thư ấy, sau nhấn nhấn OK. Bây giờ, danh sách các thư quan trọng sẽ được đưa vào trong Quick Links và bạn có thể mở nó bất kỳ lúc nào. Nếu không quan tâm lá thư nào nữa, bạn nhấn chuột lên chữ X bên cạnh link của nó trong Quick Links là xong. 16- Nuôi rắn trong…Gmail Sau một hồi làm việc trong mail, chắc chắn là bạn cần thư giãn. Khi ấy, bạn chỉ việc …đi bắt rắn trong Gmail. Nhưng trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs, trong mục Old Snakey bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes. Bây giờ, khi cần đi…bắt rắn, bạn hãy nhấn nút Shift + &, lúc đó chuồng nuôi rắn sẽ xuất hiện, bạn dùng các phím mũi tên để di chuyển rắn đi ăn mồi. Khi rắn đủ mập, bạn có thể lôi rắn ra làm…thịt. Rất thú vị phải không? 17- Ghi nhớ việc quan trọng trong Gmail: Bạn có những việc quan trọng phải làm và muốn dùng Gmail để “báo” cho bạn khi đến đúng lúc để bạn có đủ thời gian để chuẩn bị làm những việc ấy. Cách tốt nhất là bạn hãy khởi động tính năng “lịch báo thức” được cài sẵn trong Gmail. Trước tiên, bạn vào Settings > Labs, trong mục Google Calendar gadget bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes. Bây giờ, bạn kéo chuột xuống dưới, ở phía bên tay trái có một khung tên Google Calendar xuất hiện. Để Gmail nhắc nhở mình việc gì trong tương lai, bạn chỉ việc nhấn chuột lên liên kết Add rồi điền những thông tin mà bạn định làm trong tương lai vào khung trống, chọn thời gian rồi bấm Quick Add là xong. Sau này, khi đến gần đến thời điểm diễn ra công việc thì Gmail sẽ báo cho bạn biết. 18- Thay đổi giao diện cho Gmail: Để thay đổi giao diện cho Gmail, bạn hãy vào Settings > Themes rồi bấm chọn lên một dạng giao diện mình thích, ngay lập tức Gmail sẽ được khoác một bộ áo rất đẹp. 19- Thêm màu cho nhãn trong Gmail: Muốn thêm màu cho nhãn trong Gmail, sau khi bạn đã cài đặt công cụ hỗ trợ có tại http://tinyurl.com/26ypu5 và http://tinyurl.com/ynvmda vào trong Firefox thì bạn chỉ việc mở Gmail lên bằng trình duyệt này. Tiếp đó, khi bạn nhấn chuột lên bảng màu bên cạnh một nhãn bất kỳ, bạn sẽ thấy lệnh Add custom colors, lúc đó – bạn chỉ việc nhấn chọn lên lệnh này rồi đặt thêm màu mới cho các nhãn. Chẳng hạn, Gmail chỉ cho mặc định chữ trắng nền đỏ để dùng làm màu cho nhãn, nhưng với tính năng mới này trong Firefox, bạn có thể đặt đủ loại nhãn với đủ loại màu mình thích.
